出欠ボードデータの教務ポータルサイトへの登録方法(学内向け)

出欠ボードは受講者の多授業の出欠管理に便利ですが，しばしば手動でデータを送信しないと思った通りに登録できないことがあります。 このようなことが起こるのは，以下のような場合です。

1. 通常の時間割とは異なる時間帯に補講を行った場合
2. 曜日の振替があり，本来の時間割の曜日に授業を行わなかった場合
3. 複数担当の授業で，同一人物が同一時間帯に複数の授業担当をしていることがある場合

3.のような例は少ないかもしれませんし，私自身は今のところ該当しませんが，これから教員が減り，複雑に担当授業をやりくりしなければならなくなる中では，あり得る状況です。 また，2.のように大学の教務日程に関わることで，否応なく他の曜日にやらざるを得ない場合は，できればシステムで対応してして欲しいところですが，そんな柔軟な事務処理をしてくれるシステムを作ることは，難しそうです。 結果，出欠ボードを使う限り，担当者の柔軟な対応を期待したシステムを作るという，事務的には間抜けな状況を作らざるを得なくなってしまいます。 そんな中，何度か手動で出欠データの登録を行って，最も効率的な方法に到達したので覚え書きしておきます。

1. 出欠ボード
2. 六角レンチ
3. メモリーカードリーダ
4. テキストエディタ（矩形編集のできるソフトがお勧め（秀丸やsakura editor）なければエクセルも利用可能）
5. インターネットブラウザ

1. 出欠データを取り出す

   １〜３は出欠データを取り出すのに必要です。自ら出欠ボードからメモリーカードを取り出してください。 ボードの下端，ネットワークケーブルの差し込み口の横に六角穴のネジがあります。これを六角レンチで外してください。フタが外れるようになります。ねじが小さいのでなくならないように注意してください。 フタを外すと，向って右端にボタンがあります。このボタンをレンチなどで押し込んでやるとメモリーカードが飛び出してきます。 このメモリーカードにデータが入っています。

   もし，その日は手動で登録しなければならないことを忘れていて，研究室に戻って出欠ボードをネットワークにつないでしまい，データをサーバーに送信してしまったとしたら，その瞬間にデータはメモリーカードから消去されてしまいます。しかも，待てど暮らせどその日の出欠は登録されません。そうなると自助努力だけではどうしようもなくなります。情報基盤センターのサポートに連絡し，転送したファイルを送ってもらってください。そのかわり六角レンチが不要になることが唯一の朗報です（笑）。

   メモリーカードを取り出したら，パソコンにつないだカードリーダーに挿入しましょう。普通のCFカードなので，大抵のリーダーでそのまま読めると思います。 メモリーカードの中身をエクスローラー（Windowsの場合）で開くと，そのトップにテキストファイルが格納されています。これが出欠データです。 私が今日たまたま行った授業分のファイル名は，

   			NS090296_20170126104746.txt
   			

   みたいになっています。NSNS090296というのは，私の使っている出欠ボードの名称です。20170126104746は，ファイルが作られた日付と授業で最初にカードを読ませた時刻です。 このファイルをパソコンの何処かにコピーしましょう。 ファイル名は何でもOKですが，今後の操作ミスに備えて，このファイル名のままでバックアップを取っておくに越したことはありません。

2. 出欠データを加工してCSVファイルを作る

   取り出した出欠データは，テキストファイルなので，テキストエディタで読み込めます。前述の通り，エクセルでも読み込めますが，拡張子は.txtなので，一旦エクセルを立ち上げてからファイルの読み込みをする必要があります。

   エディタで見ると，取り出したファイルは次のような内容になっています。

   		20170126103546,NS090296,XXXXXXXXXXXXXXXX,YYYYYYYY,0,ｱﾎﾉ ｻｶﾀ        
   		20170126103550,NS090296,XXXXXXXXXXXXXXXX,YYYYYYYY,0,ｼﾗｷ ﾐﾉﾙ        　↑
   		20170126103602,NS090296,XXXXXXXXXXXXXXXX,YYYYYYYY,0,ﾌｼﾞﾀ ﾏｺﾄ         ｜
   		20170126103615,NS090296,XXXXXXXXXXXXXXXX,YYYYYYYY,0,ﾃﾝﾔ ﾜﾝﾔ        
   		                                                                   この間が
   		(中略)                                                              データ
   		                                                                   
   		20170126104515,NS090296,XXXXXXXXXXXXXXXX,YYYYYYYY,0,ﾊﾝｼﾝ ｷｮｼﾞﾝ       ｜
   		20170126104535,NS090296,XXXXXXXXXXXXXXXX,YYYYYYYY,0,ﾔｽｼ ｷﾖｼ        　↓
   		20170126104746,NS090296,XXXXXXXXXXXXXXXX,YYYYYYYY,0,ｱﾎﾉ ｻｶﾀ        
   			

   各レコードはデータがコンマで区切られた構造をしており，データは左から「カードをかざした日時」「出欠ボードの名称」「（多分）かざしたカードのＩＤ」「学籍（職員）番号」「0」「カード所有者の名前」となっています。 上で第3カラム，第4カラムのデータを“XXXXXXXXXXXXXXXX”とか“YYYYYYYYY”とか書いたのは，伏せ字のためです。実際のファイルでは数字やアルファベットですので，念のため。 通常，最初と最後は授業担当者の名前になっていますが，そうなっていなくても，今は問題ありません。

   手動で登録する場合，出欠データのファイルはこのままでは利用できません。これを加工してやります。第1カラムから第3カラムまでを削除し，“0”と書かれたカラムを全て“1”にします（矩形編集ができると，この編集操作が楽です）。つまり，

   				YYYYYYYY,1,ｱﾎﾉ ｻｶﾀ        
   				YYYYYYYY,1,ｼﾗｷ ﾐﾉﾙ        
   				YYYYYYYY,1,ﾌｼﾞﾀ ﾏｺﾄ       
   				YYYYYYYY,1,ﾃﾝﾔ ﾜﾝﾔ        
   				
   				(中略)
   				
   				YYYYYYYY,1,ﾊﾝｼﾝ ｷｮｼﾞﾝ     
   				YYYYYYYY,1,ﾔｽｼ ｷﾖｼ        
   				YYYYYYYY,1,ｱﾎﾉ ｻｶﾀ        
   			

   とします。この“1”は“出席”を意味します。この部分を次のように指定することもできます。

   				“1”　　出席
   				“2”　　欠席
   				“3”　　遅刻
   				“4”　　早退
   				“5”　　無効
   			

   カードをかざしている以上“2”を使うことはほとんどありませんが，場合によっては出席登録時刻があまりに遅いので欠席扱いとする場合もあるかもしれません。その他，状況に合わせて，数値を変更してください。一人一人違う数値を指定できます(まだやったことないですが)。 なお，センターから聞いた方法では，各行末尾の名前も削除することになっています。が，私が誤って（決してはむかってではありません）登録した限りでは，名前のカラムが残っていても問題なく登録できるようです。 編集後のファイルを（用心のため別名で）保存してください。

   ここまでが端末として使用しているパソコン上での操作です。

3. サーバーへのデータの転送

   ここからの作業はブラウザを通じてサーバー上で行います。まずはライブキャンパスのポータルにログインしてください。以下の手順は次の通りです。

   1. 出欠確認画面に移動。
   2. ［出欠状況作成］ボタンを押す。
   3. “出欠登録詳細設定”で講義日付を指定後，取り込み方式に“手動で作成”を選択し，［出欠状況作成］ボタンを押す。（これで全員欠席の初期状態が作られます）
   4. “出欠状況変更”で［一時保存する］ボタンを押す。
   5. “出欠登録詳細設定”に戻るので，“CSVファイルから取り込み”を選択して［出欠状況生成］ボタンを押す。
   6. ファイル選択ウィンドウで出席者のみを含んだファイルを指定する。（これで，出席者のみ出席の状態になります）
   7. ［登録する］ボタンを押す。

以上で登録完了です。なぜ上の手順が必要なのかは，追々書きたしていきます。また，これよりも効率のよい方法にたどり着いた人は是非ご一報ください。（自動で登録するスクリプトを作ったとか，大歓迎です。）